Bedrijfsvoering

De ontwikkeling van de stad vraagt om een organisatie die zich makkelijk aanpast. Wij ontwikkelen ons in de komende jaren verder op de volgende onderwerpen:

• Medewerkers leren van elkaar en leren door terug te kijken naar hun proces en resultaat.
• Collega’s uit verschillende vakgebieden werken samen aan de opgaven.
• Sterker leiderschap.
• Alle medewerkers zijn zich bewust van het politieke proces.

Vanuit de ervaringen met organisatieontwikkeling in 2021, geven we in 2022 extra aandacht aan:

• Er is veel samenhang tussen het ruimtelijke en sociale domein, en bedrijfsvoering ondersteunt de domeinen bij het werken voor de stad. Dit vraagt goede samenwerking en leiding over afdelings- en organisatiegrenzen heen. Teams met collega’s van verschillende afdelingen van bedrijfsvoering helpen daarbij.
• Coördinatiedruk en de verantwoordelijkheid voor zowel lijnorganisatie, als sturing geven aan opgaven over verschillende vakgebieden heen.
• Hoge werkdruk, lastig om keuzes te maken.. We verdelen de mensen over het werk, in plaats van het werk over de mensen.
• Onduidelijkheid over wie waarvan is en waar over gaat en vragen over leiderschap en eigenaarschap.
• Werken vanuit een open grondhouding, gericht op samenwerking in de gemeentelijke organisatie en met de stad.

Daarom zetten we in op:

1. Werken in 2022 aan duidelijke doelen, waarop goed gestuurd wordt. Deze manier van werken moet in 2022 duidelijk zichtbaar zijn.
2. Nadruk op gezamenlijk leiderschap bij problemen die afdelingen overstijgen en persoonlijke ontwikkeling, door verschillende leer- en reflectieprogramma’s voor medewerkers en leidinggevenden.

Doel 2: De organisatie zoekt actief het contact met de stad

De organisatie zoekt in het werk steeds meer de verbinding met inwoners en partners: voor burger- en/of overheidsparticipatie, dienstverlening en juridische procedures. Dat doen we zowel in persoonlijk contact (offline) als via digitale kanalen (online).

De gemeente Zaanstad wil de stad samen met inwoners, ondernemers en partners vormgeven. Dat vraagt om een organisatie die zijn ogen en oren open heeft voor de buitenwereld en daarmee aan de slag gaat in haar beleid en uitvoering. We willen meer rust brengen in de organisatie, bij onze inwoners en ondernemers door de gesprekken met hen goed te doen. We nemen ze op tijd mee in het participatieproces. Daarbij geven we goed aan waar ze wel en niet over kunnen meepraten of beslissen. Dit doen we door op tijd vanuit een open houding in gesprek te gaan met inwoners. Wij willen horen wat hun belangen zijn. Onze argumenten en besluiten lichten we toe en we beantwoorden hun vragen.
We gaan in 2022 aan de slag met de bestuursopdracht Zaans Samenspel. Dit doen we via de volgende drie sporen:

1.   ‘Van de stad en voor de stad’
Doel: bewoners geven aan dat ze hun inbreng hebben kunnen geven in het participatieproces. Ook geven zijn aan dat ze de argumenten van de gemeente kennen en begrijpen.

Programmamanagers, projectleiders en leidinggevenden krijgen advies hoe ze medewerkers, die veel direct contact hebben met inwoners en ondernemers, kunnen helpen om een open houding te hebben bij participatie en om goed te luisteren naar de belangen van bewoners. Dit meten we kwalitatief door na bijeenkomsten met bewoners de tevredenheid te meten over het proces van participatie.

2.   ‘Samen met de raad’
Doel: de raad is, voorafgaand aan een definitief raadsvoorstel, in positie door het vaststellen van de kaders over inhoud, proces en participatie aan het begin van het proces.
Het in mei 2020 vastgestelde initiatiefbesluit ‘raad aan de voorkant’ geeft een handvat voor startnotities. Dit gebruiken we ook bij de plannen voor het inlopen van de achterstanden in de openbare ruimte en voor een planproces van een ruimtelijk initiatief. Dit maken we concreet in de ‘strategische beleidsagenda’ voor de raad.

3.    ‘We komen er samen uit’
Doel: als college en als organisatie zijn we in staat om vroegtijdig dreigende (juridische) conflicten te herkennen en hier op tijd actie op te ondernemen.

• We verbeteren de afhandeling van de Meldingen Openbare Ruimte (ca. 26.000 meldingen/jaar). We leggen aan inwoners uit wat we hebben gedaan en waarom.
• We trainen medewerkers op goed communiceren, vanuit een open houding: luisteren, nieuwsgierig zijn, inleven en verbinden.
• We zetten een ‘dwarskijkteam’ in dat vanuit het perspectief “we komen er samen uit” gevraagd en ongevraagd ingrijpt. Bijvoorbeeld als in een proces of project een conflict met inwoners dreigt zonder dat de belangenafweging al voldoende duidelijk is gecommuniceerd.
• We richten een centraal loket in dat op aanvraag ondersteuning aan medewerkers biedt bij lastige gesprekken en bij participatieprojecten. De ondersteuning vanuit dit loket verschilt van licht tot zwaar. Dat kan het adviseren van medewerkers bij lastige gesprekken zijn, of het inzetten van onafhankelijke gespreksleiders.
• We trainen medewerkers op het schrijven van brieven in begrijpelijke taal (B1 niveau).
  We hebben taalcoaches opgeleid die medewerkers daarbij kunnen helpen.

Doel 3: De organisatie van Zaanstad stuurt op betrouwbaarheid van haar handelen

Natuurlijk moeten we ons houden aan wetten en regels. We kijken bij lastige keuzes naar kansen en risico’s. Bij besluiten laten we duidelijk zien waarom we daarvoor kiezen. Ook kijken we goed naar de gevolgen van besluiten.

Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf 2022 verantwoorden we waarschijnlijk op een nieuwe manier aan de gemeenteraad en accountant op basis van de verwachte gewijzigde regelgeving. Dat vraagt een andere manier van het geven van informatie. In programma 7 gaan we verder in op de beheersing van de interne processen.

Informatiebeveiliging en privacy
In 2021 heeft de gemeente Zaanstad l stappen gezet op het gebied van gegevensbescherming. De FG heeft in de jaarrapportage Privacy gebruik gemaakt van het AVG borgingsdocument van de VNG. Hierin zijn ook privacy volwassenheidsniveaus gekoppeld. Een privacy volwassenheidsniveau geeft aan hoe een organisatie correcte omgang met persoonsgegevens geborgd heeft op een niveau van 1 tot 5. De privacy officers nemen de aanbevelingen uit de jaarrapportage Privacy over. Volgend jaar hopen we een hoger volwassenheidsniveau te bereiken. De belangrijkste aanbevelingen zijn het structureel integreren van gegevensbescherming in de organisatie en het verhogen van het privacybewustzijn van zowel het bestuur, het management als de medewerkers.

Wet open overheid
Dit wetsvoorstel legt de verplichting op aan het openbaar bestuur waaronder de Gemeente Zaanstad:

• om de informatiehuishouding op orde te brengen en houden;
• overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te houden;
• overheidsinformatie actief openbaar te maken.

Het parlement behandelt nog dit jaar het wetsvoorstel. De verwachting is dat de wet in 2022 ingaat . We gebruiken de uitvoeringstoets die we in 2021 voor de Wet open overheid hebben gemaakt.

In de meicirculaire gemeentefonds is geld beschikbaar van het Rijk voor de invoering van de Wet open overheid.

Zaanstad ontwikkelt het integriteitsbeleid
De organisatie gaat met een meerjarenplan over het integriteitsbeleid aan de slag. Leidinggevenden krijgen begeleiding bij bewustwording van risico’s van integriteitschendingen en de handhaving op het integriteitsbeleid. Leidinggevenden en medewerkers krijgen opnieuw een training morele oordeelsvorming en we vernieuwen het beleid waar nodig. De gedragscode voor ambtenaren is vernieuwd en stellen we naar verwachting nog in 2021 vast. De bijbehorende communicatiestrategie moet zorgen voor het gesprek over problemen in het werk en wat wel en niet acceptabel gedrag is. Het besef dat je je daarbij hoort te verplaatsen in de ander en niet alleen maar kunt uitgaan van wat jij gewenst gedrag vindt, komt aan de orde in meerdere trainingen over de open grondhouding. Alle medewerkers moeten deze volgen.
De koppeling met de door de organisatie gestelde norm op het gebied van een diverse en inclusieve organisatie komt aan bod in de trainingen. Net als het omgaan met afwijkende standpunten en selecteren zonder vooroordelen.

Het college voert in 2022 een aantal dagdelen het gesprek over ’hoe ben ik een goed bestuurder’”.

Doel 4: De organisatie van Zaanstad heeft een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering

Wij willen met onze bedrijfsvoering doen wat wij van onze inwoners en ondernemers vragen als het gaat om duurzaamheid en goed werkgeverschap. Wij willen een voorbeeldfunctie vervullen.

Een maatschappelijke verantwoorde bedrijfsvoering gaat over twee onderwerpen:

1. de gemeente in de rol van opdrachtgever met ambities voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI).
2. het als werkgever betrekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Bij vrijwel elke inkoopopdracht krijgen de ambities over sociaal en duurzaam inkopen een plek. De afdeling Inkoop heeft een kansenkaart ontwikkeld. Dat hebben ze gedaan om per opdracht meer zicht te krijgen op welke kansen erop het gebied van duurzaamheid liggen. Ook staat beschreven hoe we die dan kunnen verzilveren. Deze kansenkaart vullen we in 2022 niet alleen standaard voor Europese aanbestedingen in, maar óók voor niet Europese (onderhandse) aanbestedingen. Van de opdrachten in 2022 kopen we in ieder geval 10 procent circulair in. Daarbij kijken we naar de TCO (total costs of ownership).
Ook gaat Inkoop met de acties uit het in 2021 gemaakte communicatieactieplan aan de slag. Daarmee willen we meer bewustzijn en draagvlak verkrijgen onder medewerkers en (meer) kennis delen en ontwikkelen op het gebied van duurzaamheid en circulariteit.
We willen in 2022 ook gebruik maken van een centrale database, waarin we alle broninformatie op een eenduidige wijze vastleggen. Zo kunnen we beter in de gaten houden of we onze inkoopdoelstellingen halen. Ook toetsen we in 2022 de haalbaarheid van een effectmonitoringssysteem/dashboard, op het gebied van duurzaamheid.

De nieuwe aanbesteding voor het mulitiservice contract (catering, schoonmaak, beveiliging) of in deelcontracten is in 2022. De nadruk ligt hier op het duurzame karakter in de breedste zin van het woord. We kijken niet alleen naar duurzame producten en diensten, maar ook naar maatschappelijk verantwoord ondernemen samen met regionale partners.

Duurzame inzetbaarheid van medewerkers
De focus van duurzame inzetbaarheid komt te liggen op het verminderen van de psychosociale arbeidsbelasting., Medewerkers ervaren dit door ongewenst gedrag en agressie door derden. In 2021 zijn beleidsaanpassingen gedaan. Met deze gaan we aan het werk. Eerst met de uit ervaring gebleken belangrijkste zaken. Hierbij kunt u denken aan omgaan met agressie.

Doel 5: De organisatie werkt aan haar voorbeeldrol als inclusieve organisatie. Wij investeren in diversiteit voor betere oplossingen bij maatschappelijke vraagstukken

Wij willen een organisatie zijn met een open en waarderende cultuur, waarin de stad zich kan herkennen. De kracht van onze organisatie zit in het bij elkaar brengen en waarderen van verschillen. Wij omarmen de diversiteit van mensen en hun denken. We begrijpen zo de vragen van inwoners en ondernemers beter. We komen tot oplossingen met draagvlak in de stad. Behalve de maatschappelijke vragen, geldt dit ook voor de medewerkers die zichtbaar in de wijken werken en werken in onze dienstverlenende processen.

De vraag aan alle leidinggevenden is om in 2022 de training inclusief leiderschap te volgen. Het afgelopen jaar zijn de eerste tien leidinggevenden geweest. Het is de bedoeling dat het werving- en selectieproces inclusief gebeurt. Dit vraagt andere wervingskanalen en andere vormen van het voeren van gesprekken. Samen met ambassadeurs uit de organisatie blijven wij werken aan de verdere bewustwording over (het belang van) inclusiviteit. Daarbij kijken we ook naar kansengelijkheid en het zijn van een veilige organisatie waar je kunt zijn wie je bent. Het doel is dat we in 2022 beter  ongemakkelijke gesprekken kunnen voeren over uitsluiting en discriminatie.

Doel 6: De organisatie van Zaanstad benut de mogelijkheden van data gestuurd werken

Wij hebben inmiddels de ervaring opgedaan dat slim omgaan met gegevens en informatie leidt tot een gerichtere aanpak en betere resultaten voor inwoners. De mogelijkheden van data gestuurd werken zijn enorm. Denk aan schonere straten, veiligere buurten en betere voorzieningen. Maar hoe benut je die mogelijkheden en kom je daadwerkelijk tot de betere resultaten op basis van data? In Zaanstad werken we met veel ambitie om goede keuzes te kunnen maken. De kennis en systemen zijn grotendeels aanwezig. Het draait nu vooral om cultuurverandering om beschikbare data veel beter te benutten.

In 2022 willen we het volgende bereiken:

• samen met maatschappelijke partners enkele ‘data-labs’ uitvoeren rond relevante maatschappelijke vragen. Hierbij besteden we veel aandacht aan het veilig delen van data;
• we verbeteren een aantal informatieketens, onder meer jeugd, participatie, WMO en vergunningen;
• collega’s leren werken met data door inspiratiesessies, trainingen en workshops;
• we richten een systeem in, waarbij we data bij maatschappelijke vragen laagdrempelig mooi in beeld brengen.

Verwijzingen naar relevante openbare beleidsdocumenten